Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli artt. 12, 13 e, quando applicabile, 14 del regolamento (UE) 2016/679

Data di aggiornamento: 25 agosto 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare dei trattamenti descritti in questa informativa è:

R.E. & COM S.R.L., codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle imprese di Milano Monza Brianza Lodi 08687270960, email info@axettia.ai, sito https://axettia.ai, di seguito il «Titolare».

Axettia è il marchio con cui il Titolare offre i moduli descritti in questa informativa.

Non è stato designato un responsabile della protezione dei dati: le attività principali del Titolare non consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, né nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati per finalità proprie (art. 37 GDPR). Per ogni questione relativa ai dati personali il riferimento è info@axettia.ai, indicato anche nell'Allegato A alle Condizioni d'uso.

2. Ambito dell'informativa

Questa informativa riguarda i dati trattati dal Titolare in qualità di titolare in relazione a:

• visita del sito axettia.ai;
• richieste di informazioni, dimostrazioni e assistenza;
• registrazione e autenticazione;
• gestione di organizzazioni, licenze e abbonamenti;
• uso dei moduli «Crisi d'impresa e adeguati assetti» e «Revisione legale»;
• sicurezza, prevenzione degli abusi e difesa dei diritti;
• adempimenti amministrativi, contabili e fiscali.

Quando un professionista o un'organizzazione usa Axettia per trattare documenti, quesiti e dati relativi ai propri clienti, assistiti, dipendenti, controparti o incarichi, decide finalità e contenuti di tale trattamento. In quel caso il Titolare opera come responsabile o subresponsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR: il trattamento è disciplinato dall'Allegato A alle Condizioni d'uso e dall'informativa che il professionista o l'organizzazione rende ai propri interessati.

La qualificazione dipende dalle attività effettive. Il Titolare non usa l'etichetta contrattuale per attribuirsi finalità ulteriori sui dati trattati per conto del cliente.

3. Destinatari del servizio

Axettia è un servizio B2B per professionisti, studi, imprese, enti e operatori specialistici. Non è destinato a consumatori né a persone di età inferiore a diciotto anni.

Se riceviamo dati di un minore attraverso un account o una richiesta non conforme, possiamo cancellarli e chiudere l'accesso. Segnalazioni a info@axettia.ai.

4. Dati trattati

4.1. Dati di navigazione e sicurezza

I sistemi possono registrare indirizzo IP, data e ora, URL richiesto, esito, browser, sistema operativo, identificativi di sessione, eventi di autenticazione, errori e altri dati tecnici necessari alla trasmissione, alla sicurezza e alla diagnosi.

Le pagine pubbliche del sito non usano sistemi di analisi, di profilazione o pubblicitari e non caricano risorse da domini di terzi. Alla verifica del 13 agosto 2026, né la home né le pagine di accesso scrivono cookie o dati nella memoria del browser al semplice caricamento.

4.2. Account e autenticazione

Trattiamo nome, cognome, email, organizzazione, stato di verifica dell'email, identificativo account, preferenza di persistenza della sessione, data e ora degli accessi ed eventi di sicurezza.

L'autenticazione è gestita mediante Google Identity Platform e Firebase Authentication; l'accesso alle console è protetto da Google Cloud Identity-Aware Proxy. Se scegli l'accesso con Google, riceviamo dal provider le informazioni necessarie all'autenticazione, di regola nome, email, identificativo e immagine del profilo se disponibile. Le credenziali e le password sono gestite dal provider di autenticazione: il Titolare non vi ha accesso e non le conserva.

4.3. Organizzazione, licenza e contratto

Possiamo trattare denominazione dello studio, società o ente; nome e contatti del referente; telefono; note amministrative; prodotto e piano; data di inizio e fine; stato della licenza; Utenti e collaboratori autorizzati; storico delle attivazioni e variazioni; riferimenti a offerte, ordini, pagamenti e fatture.

4.4. Prova dell'accettazione

Registriamo email o identificativo dell'Utente, organizzazione, testo delle condizioni accettate, data, ora e gli altri elementi tecnici necessari a dimostrare l'accettazione generale e l'approvazione specifica delle clausole indicate ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

4.5. Richieste e assistenza

Trattiamo recapiti, contenuto della richiesta, allegati inviati volontariamente, risposta, stato della segnalazione e informazioni tecniche necessarie a risolvere il problema. Ti chiediamo di non inserire dati personali o riservati non necessari: le Condizioni d'uso prevedono espressamente che la segnalazione di un errore contenga i soli elementi utili a riprodurlo.

4.6. Uso del servizio, archivio incarichi e fascicolo operativo

Secondo il modulo e la configurazione, possono essere trattati:

• identificativo dell'organizzazione e dell'Utente, prodotto e identificativo dell'incarico;
• denominazione del soggetto analizzato, forma giuridica, codice attività e periodo;
• nome, tipo, dimensione e impronta crittografica del file caricato;
• data, ora, funzione usata, esito, errori e versione dell'applicazione;
• stato delle fasi dell'incarico, note ed eventi applicativi, distinti fra atti professionali e tracce tecniche;
• significatività, indicatori selezionati, parametri, dati di monitoraggio e risultati normalizzati delle elaborazioni;
• provenienza dei dati, riferimenti a celle, pagine, concetti e contesti, nonché tracce di calcolo necessarie a verificare il risultato;
• testo di quesiti, risposte e citazioni dell'area Consulenza;
• campi compilati dei modelli operativi, con stato proposto, verificato o rettificato, fonte della proposta, valore proposto originario e identità dell'Utente che conferma o rettifica il dato;
• testo dei referti, delle carte di lavoro e delle relative stesure.

Fra i parametri e la provenienza del bilancio di verifica rientrano il profilo di lettura, la mappa dei conti, le righe dichiarate, le decisioni su livelli e subtotali, la relativa impronta e l'identità dell'Utente che conferma. Questi elementi permettono di riprodurre la lettura e di documentare le esclusioni senza conservare il file originale.

Quando la console indica che il fascicolo server è attivo per l'incarico aperto, Axettia conserva sul server una bozza operativa revisionata e le elaborazioni, la provenienza e le risorse professionali sopra indicate. Le elaborazioni e le risorse già registrate restano versioni storiche non sovrascrivibili. Il comando «Scarta e ricomincia» elimina la sola bozza corrente; la cancellazione dell'incarico elimina anche elaborazioni, provenienza, quesiti, modelli, documenti e cronologia collegati.

Il fascicolo non conserva i byte né una copia ricostruibile del file originale. Non archivia inoltre copie ridondanti del documento HTML prodotto o dei calcoli e delle tracce già registrati come dati normalizzati e provenienza. Nella prima configurazione della funzione il fascicolo è personale: è accessibile soltanto allo stesso Utente autenticato e nello stesso prodotto. Non è ancora prevista la condivisione con altri Utenti dell'organizzazione.

Se la console indica che il fascicolo server non è attivo, non viene creata la nuova bozza operativa sul server. L'archivio dell'incarico continua a registrare soltanto le categorie di eventi previste dalla configurazione disponibile. Se il Cliente non apre un incarico, l'elaborazione non viene associata a un fascicolo.

4.7. File e contenuti elaborati

I file XBRL, XLSX, XLS, PDF, immagini e altri allegati sono ricevuti, convertiti e analizzati in un'area temporanea del server applicativo e cancellati al termine dell'elaborazione. In caso di interruzione o errore tecnico, la cancellazione avviene comunque entro ventiquattro ore.

La cancellazione della copia applicativa non elimina automaticamente:

• i dati estratti o riportati nell'archivio dell'incarico (sezione 4.6);
• i quesiti e le richieste di revisione registrati;
• i log tecnici e di sicurezza;
• le registrazioni temporanee effettuate dal fornitore del servizio generativo (sezione 7);
• le copie di sicurezza, per il tempo indicato nella sezione 12.

Per questa ragione l'espressione «i documenti non vengono conservati» va intesa nel senso preciso qui descritto: riguarda il file caricato, non ogni informazione che ne deriva.

Una copia separata del lavoro in corso — risultati dell'elaborazione, referto e sue stesure, parametri impostati, metadati e impronta del file — resta inoltre nella memoria della scheda del tuo browser, per permetterti di riprenderla dopo una ricarica o una scadenza della sessione. Questa copia del browser, in quanto tale, non è trasmessa ai nostri sistemi e si cancella chiudendo la scheda, uscendo dall'account o con il comando «Scarta e ricomincia». Quando il fascicolo server è attivo, i dati selezionati e normalizzati descritti nella sezione 4.6 sono trasmessi e conservati separatamente sul server. Il dettaglio degli strumenti nel browser è nella Cookie Policy, sezione 4.

4.8. Dati di fatturazione e pagamento

Trattiamo ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC, importi, scadenze, stato del pagamento e documentazione contabile. Le fatture sono emesse in formato elettronico secondo la legge italiana.

Attualmente non è attivo alcun prestatore di servizi di pagamento online: i corrispettivi sono regolati su fattura. Prima di attivare un prestatore, questa informativa sarà aggiornata; in ogni caso il Titolare non riceverà i dati completi dello strumento di pagamento, ma soltanto l'identificativo dell'operazione, il suo esito e gli elementi minimi di riconciliazione.

4.9. Comunicazioni promozionali

Attualmente il Titolare non invia newsletter e non profila gli iscritti a fini commerciali.

Se saranno introdotte comunicazioni promozionali, questa informativa e il modulo di raccolta saranno aggiornati prima dell'attivazione. L'eventuale consenso sarà separato, facoltativo, non preselezionato e revocabile. Il limitato «soft spam» potrà essere usato soltanto nei casi e alle condizioni dell'art. 130, comma 4, del d.lgs. 196/2003.

5. Finalità, basi giuridiche e natura del conferimento

Gli interessi legittimi sono sottoposti a una valutazione di necessità e bilanciamento. Puoi chiedere informazioni essenziali su tale valutazione e opporti nei casi previsti dall'art. 21 GDPR.

La presa visione dell'informativa non è un consenso: i trattamenti sopra descritti non si fondano sul consenso, salvo l'eventuale marketing di cui alla sezione 4.9, oggi non attivo.

6. Dati particolari e dati relativi a condanne o reati

Axettia non richiede categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10.

I documenti professionali possono tuttavia contenerli. In quel caso il Cliente deve disporre di una base giuridica e rispettare le condizioni applicabili. Il Titolare li tratta per conto del Cliente secondo l'Allegato A alle Condizioni d'uso e non li usa per finalità proprie.

Ti invitiamo a oscurare o pseudonimizzare le informazioni non necessarie prima del caricamento: è anche un obbligo contrattuale del Cliente.

7. Come funziona l'intelligenza artificiale e che cosa esce dal servizio

Axettia combina componenti deterministiche, che applicano regole e formule ai dati ricevuti, e componenti generative, che redigono testo. Nelle funzioni generative, il quesito, le istruzioni, gli estratti dei documenti allegati e il contesto recuperato dalla base di conoscenza sono trasmessi al servizio Gemini API di Google per produrre la risposta.

Secondo i termini del servizio a pagamento applicabili, Google:

• non usa prompt, file e risposte per addestrare o migliorare i propri prodotti;
• li tratta come responsabile per i servizi nei quali agisce in tale qualità;
• può registrarli per un periodo limitato al fine di prevenire violazioni, garantire la sicurezza e adempiere obblighi legali;
• può conservarli temporaneamente o in cache in Paesi nei quali Google o i suoi fornitori dispongono di strutture, anche fuori dallo Spazio economico europeo.

Il Titolare non usa i contenuti del Cliente — input, documenti, quesiti, output — per addestrare propri modelli o prodotti, né per finalità diverse dall'erogazione, dalla sicurezza e dall'assistenza del servizio. Può usare statistiche aggregate e informazioni rese effettivamente anonime, non riconducibili al Cliente o agli interessati.

8. Decisioni automatizzate

Il Titolare non adotta per proprio conto decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Gli output sono strumenti istruttori sottoposti alla valutazione dell'Utente professionale. Il Cliente non deve usare Axettia come unica base per decisioni significative su persone fisiche.

9. Fonte dei dati

Riceviamo dati:

• direttamente da te, quando navighi, ti registri, acquisti o ci contatti;
• dal proprietario o amministratore dell'organizzazione che ti invita;
• dal provider di identità scelto;
• dai sistemi e dai dispositivi durante l'uso;
• dai documenti e dalle istruzioni caricati dal Cliente;
• da fonti pubbliche o ufficiali, nei soli limiti descritti per la base di conoscenza, che contiene norme, giurisprudenza, prassi e dottrina e non profila persone.

Se un'organizzazione ci fornisce i dati di un Utente invitato, rendiamo l'informativa alla prima comunicazione e comunque nei termini dell'art. 14 GDPR, salvo un'eccezione applicabile.

10. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e comunicati, nei limiti necessari, a fornitori di infrastruttura, autenticazione, database, email, sicurezza e intelligenza artificiale; a consulenti amministrativi, legali e tecnici vincolati alla riservatezza; ad autorità e soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria.

Alla data di aggiornamento indicata:

Non sono usati fornitori di analisi, marketing, chat, videoconferenza o tracciamento.

L'elenco aggiornato dei responsabili e subresponsabili è disponibile su richiesta a info@axettia.ai; l'aggiunta o la sostituzione di un subresponsabile è comunicata ai Clienti nei termini dell'Allegato A alle Condizioni d'uso.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Le componenti applicative sono configurate in regioni italiane dell'Unione europea: l'applicazione, la base di conoscenza e le elaborazioni deterministiche nella regione di Milano, l'archivio degli incarichi nella regione di Torino.

Questa circostanza non garantisce, da sola, che ogni dato resti nel SEE. In particolare, i termini del servizio generativo prevedono possibili registrazioni o cache temporanee in qualunque Paese nel quale Google o i suoi fornitori dispongano di strutture; anche le attività di sicurezza e di assistenza dei fornitori possono comportare accessi da altri Paesi.

Quando un trattamento comporta un trasferimento fuori dal SEE, si applica uno degli strumenti previsti dagli artt. 45 e 46 GDPR, secondo il caso:

• decisione di adeguatezza, compreso il Data Privacy Framework per i soli destinatari statunitensi effettivamente certificati e per i dati coperti;
• clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;
• misure supplementari e valutazione del trasferimento, quando necessarie.

Puoi chiedere informazioni sulla garanzia applicabile e una copia delle clausole, con le parti riservate oscurate, scrivendo a info@axettia.ai.

12. Conservazione

Non esiste un unico termine per tutti i dati. Applichiamo periodi distinti e cancelliamo o rendiamo anonimi i dati quando la finalità termina, salvo obblighi di legge o una controversia in corso.

I dati necessari a una contestazione concreta possono essere isolati e conservati fino alla sua definizione e ai successivi termini di impugnazione.

Il Cliente può cancellare in ogni momento un incarico dall'archivio: l'operazione elimina anche bozze server, elaborazioni, provenienza, quesiti, modelli, documenti e cronologia collegati. Le copie di sicurezza seguono il periodo distinto indicato sopra.

13. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, fra cui:

• cifratura dei dati in transito e, nei sistemi sotto il controllo del Titolare, a riposo;
• accesso alle console riservato: nessun contenuto è raggiungibile senza identità autenticata e licenza attiva, con la verifica eseguita a ogni richiesta;
• separazione logica per Utente e prodotto nella configurazione personale del fascicolo: ogni operazione filtra per proprietario e specializzazione, e un accesso non autorizzato non riceve conferma neppure dell'esistenza del dato;
• controllo di revisione sulle bozze, versioni storiche non sovrascrivibili per elaborazioni e risorse, ed esportazione con impronte di verifica;
• account nominativi, gestione dei privilegi e registrazione degli accessi;
• registrazione degli eventi applicativi e di sicurezza, con controlli automatici di disponibilità;
• copie di sicurezza dell'archivio e procedure di ripristino;
• cancellazione dei file temporanei al termine dell'elaborazione;
• la bozza del lavoro conservata nella memoria della scheda del tuo browser non è cifrata dall'applicazione: vive sul tuo dispositivo e la sua protezione dipende da quel dispositivo e dal profilo del browser che stai usando. È limitata alla singola scheda, non contiene copia del file caricato e si cancella chiudendo la scheda, uscendo dall'account o con il comando «Scarta e ricomincia». Quando il fascicolo server è attivo, una selezione normalizzata dei suoi dati è conservata separatamente sul server. Su dispositivi condivisi, esci dall'account al termine del lavoro;
• difese contro l'inserimento di istruzioni nei documenti caricati: il contenuto di un allegato è trattato come materiale del caso e non può impartire comandi al sistema;
• aggiornamento delle componenti, gestione delle vulnerabilità e procedure di risposta agli incidenti.

Nessun sistema può garantire un rischio nullo. Devi proteggere le credenziali, aggiornare i dispositivi, evitare reti non sicure e informarci subito di accessi sospetti.

14. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere: accesso ai dati e copia; rettifica; cancellazione; limitazione; portabilità; opposizione ai trattamenti fondati sull'interesse legittimo; revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente; tutela rispetto a decisioni unicamente automatizzate significative.

Puoi esercitare i diritti scrivendo a info@axettia.ai. Potremmo chiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare la tua identità.

Rispondiamo di regola entro un mese. In caso di particolare complessità o numero di richieste, il termine può essere prorogato di due mesi: comunicheremo la proroga e i motivi entro il primo mese.

Se i dati sono trattati dal Titolare per conto del tuo professionista o della tua organizzazione, indirizza la richiesta a tale soggetto: il Titolare lo assiste secondo l'Allegato A e non risponde nel merito al posto suo.

15. Reclamo e tutela

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.gpdp.it, o all'autorità di controllo del tuo Stato membro. Resta fermo il diritto di ricorrere all'autorità giudiziaria.

Ti invitiamo, senza pregiudizio dei tuoi diritti, a contattarci prima, per consentirci di esaminare il problema.

16. Cookie e strumenti nel browser

Le informazioni su cookie, local storage, session storage e tecnologie analoghe sono nella Cookie Policy, pubblicata su https://axettia.ai/legale/cookie/.

Dettatura vocale del quesito. Nelle console la casella della domanda ha un comando «Detta» che trasforma in testo ciò che l'Utente pronuncia. La trascrizione è eseguita dal riconoscimento vocale del browser e non dai sistemi del Titolare: l'audio non raggiunge i server di Axettia né il servizio generativo, e il Titolare non ne conserva alcuna registrazione. A seconda del browser impiegato, l'audio può essere inviato per la trascrizione al fornitore del browser — Google per Chrome ed Edge, Apple per Safari — che lo tratta secondo le proprie condizioni e la propria informativa, quale titolare autonomo nel rapporto con l'Utente. Il comando compare soltanto dove il browser espone questa funzione, si attiva su richiesta dell'Utente e presuppone il permesso di accesso al microfono, che l'Utente può negare o revocare in ogni momento dalle impostazioni del browser. La funzione è facoltativa: la domanda si può sempre scrivere, e nessuna parte del servizio richiede l'uso della voce.

17. Modifiche dell'informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per modifiche normative, tecniche o organizzative. Pubblicheremo il testo aggiornato con la relativa data. Se la modifica incide in modo significativo sui trattamenti, informeremo gli Utenti con un messaggio nell'account o via email prima della sua efficacia.

I testi precedenti possono essere richiesti a info@axettia.ai.