Condizioni generali d’uso e di abbonamento

Data di entrata in vigore: 31/07/2026

Data di aggiornamento del testo: 01/10/2026. Le modifiche sostanziali acquistano efficacia secondo la sezione 26.2.

Dati del fornitore

Nel testo, il soggetto indicato nella tabella è chiamato “Fornitore”.

1. Ambito e natura professionale del servizio

1.1. Le presenti condizioni disciplinano l'accesso e l'uso della piattaforma software Axettia e dei moduli acquistati dal Cliente.

1.2. Axettia è destinata esclusivamente a persone maggiorenni che operano per scopi professionali, imprenditoriali, istituzionali o di ricerca specialistica. Il servizio non è offerto ai consumatori e non è diretto a persone di età inferiore a diciotto anni.

1.3. Se accetta le condizioni per conto di uno studio, una società, un ente o un'altra organizzazione, l'utente dichiara di avere il potere di vincolare tale soggetto. In tal caso, “Cliente” indica l'organizzazione e “Utente” ciascuna persona fisica autorizzata a usare il servizio.

1.4. L'eventuale iscrizione a un albo o registro non è necessaria per accedere, salvo quanto previsto dal piano acquistato. L'accesso non abilita tuttavia allo svolgimento di attività riservate. Tali attività restano di competenza e responsabilità dei soggetti in possesso dei requisiti di legge.

2. Documenti contrattuali e conclusione del contratto

2.1. Il contratto è composto, in ordine di prevalenza, da:

1. eventuale proposta commerciale o modulo d'ordine sottoscritto;
2. condizioni particolari del piano;
3. eventuale accordo sul livello di servizio;
4. presenti condizioni generali;
5. addendum sul trattamento dei dati di cui all'Allegato A;
6. privacy e cookie policy, che hanno funzione informativa e non modificano le prestazioni contrattuali.

L'ordine vale fermo che, per i dati trattati per conto del Cliente, prevale l'Allegato A (§ 11.3, A.15).

2.2. Il contratto si conclude quando il Cliente accetta online le condizioni e il Fornitore attiva l'account, oppure quando entrambe le parti sottoscrivono il modulo d'ordine, secondo l'evento che si verifica per primo.

2.3. L'accettazione online può avvenire in due sedi, e per ciascuna il Fornitore conserva una prova diversa:

• all'acquisto dal sito con il pagamento online, il modulo d'acquisto non procede senza la spunta della casella con cui il Cliente dichiara di aver letto e di accettare le presenti condizioni, e la pagina di pagamento del prestatore del servizio di pagamento non procede senza l'accettazione dei termini. La prova è data dalla sessione di pagamento, che il prestatore conserva con la data, l'ora, i dati indicati dal Cliente nel modulo e l'indicazione che i termini sono stati accettati, e dal pagamento e dalla licenza registrati dal Fornitore. In questa sede non sono registrate né la versione né l'impronta del testo: il testo accettato è quello pubblicato su axettia.ai alla data dell'acquisto, individuato dalla data di aggiornamento indicata in testa al documento;
• all'ingresso della console, quando il Fornitore vi richiede l'accettazione, con due caselle distinte e non preselezionate: una per l'accettazione generale e una per l'approvazione specifica di cui alla sezione 28. In questa sede sono registrati l'account, il prodotto, la versione delle condizioni e l'impronta del testo accettato, che identifica il documento conservato dal Fornitore per ciascuna versione, la data e l'ora, l'organizzazione indicata nell'anagrafica del Cliente quando disponibile, l'elenco delle clausole approvate e la stringa di identificazione del browser (user agent).

Il Fornitore conserva il testo di ogni versione delle condizioni, e il Cliente può richiederne in ogni momento una copia nella versione accettata.

2.4. Le clausole indicate nella sezione 28 richiedono un'approvazione specifica, separata dall'accettazione generale, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c..

3. Descrizione del servizio

3.1. I moduli attualmente disponibili sono:

• Crisi d'impresa e adeguati assetti, che può comprendere riclassificazioni, indici, indicatori, rendiconto finanziario, DSCR, segnali rilevanti ai sensi del Codice della crisi, monitoraggio dell'incarico, ricerca specialistica, referti e formulari;
• Revisione legale, che può comprendere determinazione della significatività, analisi comparativa, valutazione dei rischi, continuità aziendale, carte di lavoro, memo, formulari e monitoraggio delle fasi dell'incarico.

3.2. Funzioni, limiti quantitativi, numero di utenti, assistenza, durata e prezzo sono quelli della scheda piano o del modulo d'ordine. I due moduli possono richiedere abbonamenti distinti.

3.3. Il servizio può ricevere, secondo la funzione usata, file XBRL, XLSX, XLS, PDF, immagini o documenti testuali. I formati supportati, le dimensioni massime e gli altri requisiti tecnici sono pubblicati nell'interfaccia o nella documentazione.

3.4. Axettia combina componenti diverse:

• motori deterministici, che applicano regole e formule ai dati ricevuti;
• recupero di contenuti da una base di conoscenza specialistica;
• modelli di intelligenza artificiale generativa, usati per redigere, riassumere, spiegare o rielaborare contenuti;
• modelli e formulari per l'attività professionale.

3.5. Il Fornitore può aggiornare fonti, modelli, soglie, formule e funzioni per correggere errori, adeguarsi alla legge, migliorare sicurezza e qualità o sostituire componenti tecniche. Le modifiche che riducono in modo sostanziale le funzioni acquistate sono disciplinate dalla sezione 20.

4. Servizio di supporto, non prestazione professionale

4.1. Axettia è uno strumento informativo, di calcolo e di supporto. Il Fornitore non assume l'incarico professionale del Cliente, non certifica i dati ricevuti, non rende un giudizio di revisione, non emette segnalazioni o attestazioni e non adotta decisioni per conto dell'Utente.

4.2. Gli output non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile, finanziaria, lavoristica o di revisione resa al cliente finale dell'Utente. Non sostituiscono la conoscenza del caso, le verifiche documentali, lo scetticismo professionale, le procedure previste dagli standard applicabili o il giudizio del soggetto competente.

4.3. L'Utente deve verificare, prima di usare o comunicare un output:

1. correttezza e completezza degli input;
2. formule, importi, periodi, segni e unità di misura;
3. attualità, vigenza e pertinenza delle fonti citate;
4. adeguatezza delle assunzioni al caso concreto;
5. presenza di errori, omissioni, contraddizioni o contenuti generati impropriamente;
6. rispetto delle norme, dei principi professionali e delle regole deontologiche applicabili.

4.4. Le soglie storiche e gli indicatori di attenzione non dimostrano da soli la sussistenza o l'assenza di crisi, insolvenza, continuità aziendale, adeguatezza degli assetti o conformità della revisione. Le conclusioni prospettiche richiedono dati e valutazioni prospettiche adeguati.

4.5. Ai sensi dell'art. 13 della legge 23 settembre 2025, n. 132, il professionista deve usare l'IA in funzione strumentale e di supporto, mantenendo prevalente il proprio lavoro intellettuale, e deve informare il destinatario della prestazione sui sistemi di IA utilizzati con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo. Il Cliente è responsabile dell'adempimento di tale obbligo nel proprio rapporto professionale.

5. Limiti dell'intelligenza artificiale

5.1. I contenuti generativi sono probabilistici. Possono risultare inesatti, incompleti, non aggiornati, non pertinenti o simili a contenuti prodotti per altri utenti. Una citazione o un tono assertivo non garantiscono la correttezza del contenuto.

5.2. Il servizio può rifiutare o limitare richieste contrarie alla legge, alla sicurezza, alle presenti condizioni, ai dati disponibili o alle regole professionali incorporate. Il rifiuto non garantisce che ogni uso improprio venga individuato.

5.3. Il Fornitore non garantisce che tutte le fonti disponibili siano recuperate in ogni risposta, né che la base di conoscenza contenga ogni documento utile al caso.

5.4. Nell'interfaccia e negli output devono essere distinguibili, per quanto tecnicamente applicabile, i risultati deterministici e quelli generativi. Il Cliente non deve rimuovere indicazioni o marcature richieste dalla normativa sull'intelligenza artificiale.

6. Registrazione, account e organizzazione

6.1. Ogni Utente deve usare credenziali personali, fornire dati corretti e mantenere aggiornati i propri recapiti. È vietato condividere account o consentire l'accesso a persone non autorizzate.

6.2. Il proprietario dell'organizzazione può invitare, rimuovere o gestire gli Utenti nei limiti del piano. Il Cliente risponde dell'attività degli Utenti che autorizza, ferme le responsabilità personali inderogabili.

6.3. Il Cliente deve adottare password robuste, proteggere i dispositivi, chiudere le sessioni non presidiate e informare senza ritardo il Fornitore di accessi sospetti, smarrimento delle credenziali o compromissioni.

6.4. L'accesso può avvenire mediante Google Identity Platform, Firebase Authentication, Google Cloud IAP o altri sistemi indicati nell'interfaccia. L'uso dell'accesso federato può essere soggetto anche alle condizioni del relativo provider.

6.5. Il numero massimo di Utenti, le funzioni amministrative e l'eventuale autenticazione multifattore sono definiti nel piano.

7. Licenza d'uso

7.1. Per la durata del contratto e nei limiti del piano, il Fornitore concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile per usare Axettia nella propria attività professionale o organizzativa.

7.2. Il Cliente può usare gli output per predisporre pareri, relazioni, carte di lavoro, comunicazioni, atti e altri documenti relativi ai propri incarichi, dopo averli verificati e assumendone la responsabilità.

7.3. Salvo autorizzazione scritta, è vietato:

1. cedere, rivendere, noleggiare o mettere il servizio a disposizione di terzi come prodotto autonomo;
2. condividere credenziali o superare i limiti di utenza;
3. estrarre sistematicamente la base di conoscenza, effettuare scraping o creare un database sostitutivo;
4. effettuare reverse engineering, decompilare o aggirare misure tecniche;
5. usare il servizio o gli output per addestrare, valutare o costruire prodotti concorrenti;
6. sovraccaricare il sistema, automatizzare richieste non autorizzate o eludere limiti e controlli;
7. rimuovere avvisi, riferimenti alle fonti, marcature IA o indicazioni sui limiti dell'output;
8. usare Axettia per finalità illecite, ingannevoli o discriminatorie.

8. Obblighi sugli input e sui documenti

8.1. Il Cliente mantiene la titolarità dei propri input e documenti. Concede al Fornitore una licenza limitata, non esclusiva e gratuita a riceverli, copiarli, convertirli, analizzarli e trasmetterli ai subfornitori nella misura necessaria a erogare, proteggere e assistere il servizio.

8.2. Il Cliente dichiara di avere titolo e base giuridica per trattare e far trattare i dati e i contenuti caricati, comprese informazioni riservate, dati personali, dati particolari e dati relativi a condanne penali o reati.

8.3. Il Cliente applica la minimizzazione. Non deve inserire dati non necessari, segreti estranei all'incarico, credenziali, chiavi, dati sanitari o giudiziari se la funzione può essere svolta senza tali informazioni.

8.4. Se possibile, il Cliente anonimizza o pseudonimizza documenti e quesiti prima del caricamento.

8.5. Il Cliente conserva gli originali e copie autonome degli input e degli output necessari alla propria attività. Axettia non è un servizio di conservazione legale, conservazione sostitutiva o backup documentale.

9. Conservazione applicativa e archivio dell'incarico

9.1. I file originali caricati nelle funzioni di analisi sono trattati in una directory temporanea e cancellati dal server applicativo al termine dell'elaborazione, salvo errori tecnici, obblighi legali o diversa funzione esplicitamente richiesta. Fa eccezione il file del bilancio analizzato con un incarico aperto, quando la console dichiara attiva la conservazione del bilancio: resta nel fascicolo dell'incarico secondo la sezione 9.3.

9.2. L'eliminazione del file originale non comporta l'eliminazione immediata di ogni informazione collegata. Se il Cliente usa l'archivio e il fascicolo dell'incarico, possono essere conservati dati identificativi, metadati e impronta del file, parametri, risultati normalizzati, provenienza e tracce di calcolo, esiti, indicatori, quesiti, risposte e citazioni, un estratto limitato degli allegati testuali della consulenza, campi dei modelli operativi con fonte, stato di verifica e identità dell'Utente che li conferma o rettifica, referti, carte di lavoro, relative stesure, note ed eventi.

9.3. La persistenza operativa sul server si applica soltanto a un incarico aperto e quando la console la dichiara attiva. Nella sua prima configurazione il fascicolo è personale, separato per Utente autenticato e prodotto e non condiviso con altri Utenti dell'organizzazione. Bozza ed elaborazioni non contengono i byte o una copia ricostruibile del file originale. Il file del bilancio analizzato dentro l'incarico, quando la console dichiara attiva la sua conservazione, è conservato in un archivio separato in Italia, accessibile soltanto all'Utente che lo ha caricato, finché l'incarico esiste e comunque non oltre 12 mesi senza che l'incarico sia stato aperto o il file scaricato; si cancella con l'incarico o quando l'Utente lo toglie dal fascicolo, e dopo la cancellazione ne resta per 7 giorni una copia recuperabile presso il fornitore dell'infrastruttura, a protezione dalle cancellazioni accidentali. La conservazione serve a riprendere il lavoro e non sostituisce la conservazione degli originali da parte del Cliente. Axettia non è un servizio di conservazione legale, conservazione sostitutiva o backup documentale; resta fermo l'obbligo del Cliente previsto dalla sezione 8.5.

9.4. Le bozze sono soggette a revisione concorrente; elaborazioni, provenienza e risorse registrate sono versioni storiche non sovrascrivibili. «Scarta e ricomincia» elimina la sola bozza corrente, mentre la cancellazione dell'incarico elimina il fascicolo collegato, compreso il file del bilancio conservato. Il Cliente può esportare il fascicolo disponibile con un manifesto e impronte di verifica; il file del bilancio conservato vi è incluso quando l'archivio resta entro il limite di dimensione dell'esportazione, e altrimenti si scarica dalla console.

9.5. I contenuti inviati alle funzioni di intelligenza artificiale possono essere conservati anche presso Vertex AI di Google Cloud, nei soli casi e per i tempi descritti nella privacy policy e nell'Allegato A: memoria temporanea fino a 24 ore e, per le sole attività sospette soggette al monitoraggio degli abusi, registrazione fino a 90 giorni.

9.6. Periodi di accesso, esportazione e cancellazione dopo la cessazione sono indicati nella sezione 18 e nella privacy policy.

10. Riservatezza e segreto professionale

10.1. Ciascuna parte usa le informazioni riservate dell'altra soltanto per eseguire il contratto, le protegge con misure adeguate e le comunica solo a persone che devono conoscerle e sono vincolate alla riservatezza.

10.2. Non sono riservate le informazioni già legittimamente pubbliche, già note senza vincolo, ricevute lecitamente da terzi o sviluppate in modo indipendente.

10.3. La comunicazione richiesta dalla legge o da un'autorità è limitata a quanto necessario. Se consentito, la parte destinataria informa preventivamente l'altra.

10.4. Il Fornitore tratta i contenuti professionali secondo l'Allegato A. Il Cliente resta responsabile dei propri obblighi di segreto, riservatezza e informazione verso clienti, assistiti, organi sociali e altri interessati.

11. Protezione dei dati personali

11.1. Il Fornitore opera come titolare per registrazione, account, licenze, fatturazione, assistenza, sicurezza, difesa dei diritti e rapporti commerciali, nei termini della privacy policy.

11.2. Il Fornitore opera normalmente come responsabile del trattamento quando tratta, per conto del Cliente, documenti, quesiti e dati relativi a pratiche, incarichi, clienti o altri terzi. L'Allegato A costituisce l'accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR.

11.3. L'accettazione delle Condizioni comprende l'accordo sul trattamento di cui all'Allegato A per le operazioni svolte sui dati personali affidati dal Cliente. Il Cliente dichiara di essere titolare del trattamento oppure responsabile autorizzato ad avvalersi della catena di subresponsabili prevista. Determina le finalità degli incarichi, impartisce istruzioni lecite e adempie agli obblighi informativi e alle ulteriori condizioni applicabili ai dati inseriti. Il Fornitore non utilizza i contenuti degli incarichi per proprie finalità di addestramento dei modelli. Per le operazioni svolte per conto del Cliente, in caso di contrasto prevale l'Allegato A.

12. Servizi e subfornitori terzi

12.1. Il servizio dipende da fornitori di hosting, autenticazione, database, email, sicurezza e intelligenza artificiale.

12.2. Alla data di aggiornamento del testo sono usati i servizi Google Cloud (Cloud Run, Compute Engine, Firestore, Cloud Storage, Vertex AI, Identity Platform, Firebase Authentication e Cloud Identity-Aware Proxy) e la posta di Google Workspace. L'elenco dei subresponsabili, con soggetto, servizio, dati e localizzazione, è nell'art. A.7.4 dell'Allegato A.

12.3. Il Cliente prende atto che il funzionamento di componenti terze può cambiare o essere interrotto. Il Fornitore adotta misure ragionevoli per la continuità, ma non controlla integralmente tali servizi.

12.4. Le funzioni di intelligenza artificiale utilizzano modelli Gemini tramite Vertex AI di Google Cloud, con elaborazione dei contenuti nell'Unione europea. Sono inviati i dati necessari alla funzione richiesta, secondo le istruzioni del Cliente e quanto descritto nell'informativa privacy. La localizzazione dell'elaborazione non equivale ad assenza di conservazione né esclude eventuali trattamenti accessori o accessi da Paesi terzi disciplinati nell'informativa e nell'Allegato A. Non è autorizzato l'uso dei contenuti del Cliente per addestrare i modelli del Fornitore o di Google.

13. Proprietà intellettuale

13.1. Il Fornitore e i suoi licenzianti conservano ogni diritto sulla piattaforma, sul software, sull'interfaccia, sull'organizzazione della base di conoscenza, sui modelli, sui formulari, sui marchi e sulla documentazione.

13.2. Le norme, i provvedimenti, gli standard, le fonti ufficiali e i contenuti di terzi restano soggetti ai diritti e alle condizioni loro applicabili. La loro disponibilità nella piattaforma non trasferisce diritti al Cliente.

13.3. Il Cliente conserva i diritti sui propri input. Nei limiti consentiti dalla legge e fatti salvi i diritti di terzi, può usare, modificare e incorporare gli output nella propria attività professionale. Nessun output è garantito come esclusivo o suscettibile di protezione autoriale.

13.4. Il Fornitore non usa input, documenti o output del Cliente per addestrare propri modelli o prodotti.

13.5. Il Fornitore può usare statistiche aggregate e informazioni rese effettivamente anonime, non riconducibili al Cliente o agli interessati, per sicurezza, misurazione e miglioramento del servizio.

14. Piani, prezzi e pagamenti

14.1. Prezzo, imposte, periodicità, utenti inclusi, limiti e modalità di pagamento sono indicati nella scheda piano o nel modulo d'ordine.

14.2. Le fatture sono emesse in formato elettronico secondo la legge italiana. Il Cliente deve fornire dati fiscali e di fatturazione corretti.

14.3. In caso di ritardo, il Fornitore può applicare gli interessi previsti dal d.lgs. 9 ottobre 2002, n. 231 e sospendere il servizio dopo un preavviso di 1 giorno, salvo contestazione documentata e in buona fede.

14.4. Il Cliente non può compensare importi salvo credito certo, liquido ed esigibile o accordo scritto.

15. Prova gratuita

15.1. L'eventuale prova dura 5 giorni e termina automaticamente senza addebito oppure con conversione previo consenso e metodo di pagamento.

15.2. Il Fornitore può interrompere una prova in caso di abuso, account duplicati, violazione delle condizioni o rischio di sicurezza.

16. Durata e rinnovo

16.1. Il contratto dura come da durata del modulo d'ordine a partire dalla data di attivazione.

16.2. È previsto il rinnovo automatico per uguale periodo dalla scadenza, salvo cancellazione dell’abbonamento da parte dell’Utente/Cliente (o del Fornitore per i motivi indicati nelle presenti Condizioni).

16.3. Il Fornitore comunica eventuali aumenti di prezzo almeno 30 giorni prima del rinnovo. Il nuovo prezzo si applica dal periodo successivo; il Cliente può non rinnovare.

17. Recesso e risoluzione

17.1. Il Cliente può recedere prima della scadenza con cancellazione dell’abbonamento prima della data di scadenza. I corrispettivi già maturati restano dovuti.

17.2. Ciascuna parte può risolvere il contratto per inadempimento essenziale non sanato entro 5 giorni dalla contestazione scritta, salvo i casi che richiedono intervento immediato.

17.3. Ai sensi dell'art. 1456 c.c., il Fornitore può dichiarare risolto il contratto in caso di violazione delle sezioni 1.2, 6, 7.3, 8, 10, 13 o 14, di uso illecito, di attacco alla sicurezza o di mancato pagamento protratto oltre 2 giorni.

17.4. Il Cliente può risolvere il contratto se una modifica del servizio elimina in modo sostanziale una funzione essenziale acquistata e il Fornitore non offre un rimedio equivalente entro 2 giorni.

18. Effetti della cessazione ed esportazione

18.1. Alla cessazione, licenze e accessi terminano, salvo il periodo di sola esportazione indicato di seguito.

18.2. Alla cessazione, il Cliente può chiedere la cancellazione oppure ottenere la restituzione dei dati disponibili. In mancanza di istruzione anticipata, il servizio consente l'esportazione per 30 giorni dalla cessazione e il Fornitore cancella i dati dai sistemi attivi entro i successivi 30 giorni, salvi obblighi di legge e difesa dei diritti.

18.3. Le copie di sicurezza restano isolate dall'uso ordinario e seguono il ciclo indicato nella tabella di conservazione della privacy policy.

18.4. Il Fornitore conserva documenti contrattuali, fiscali, prove di accettazione e dati necessari alla difesa per i periodi indicati nella privacy policy.

19. Sospensione

19.1. Il Fornitore può sospendere in tutto o in parte l'accesso quando necessario per:

• sicurezza o integrità del servizio;
• manutenzione urgente;
• ordine dell'autorità o obbligo legale;
• uso illecito o violazione grave;
• mancato pagamento;
• superamento dei limiti contrattuali non sanato.

19.2. Ove possibile, il Fornitore comunica motivo, ambito e durata prevedibile della sospensione e consente al Cliente di rimediare.

19.3. La sospensione non elimina l'obbligo di pagamento quando dipende dal Cliente. Se dipende esclusivamente dal Fornitore e supera la soglia prevista dall'eventuale SLA, si applicano i relativi rimedi.

20. Disponibilità, manutenzione e modifiche

20.1. Il servizio è fornito secondo standard professionali ragionevoli.

20.2. Il Fornitore può effettuare manutenzione programmata, di norma con preavviso di 24 ore, e manutenzione urgente senza preavviso quando necessario.

20.3. Il Fornitore può modificare funzioni non essenziali e componenti tecniche senza alterare la sostanza del piano. Per modifiche peggiorative sostanziali comunica un preavviso di almeno 30 giorni e riconosce al Cliente il diritto di recedere entro la data di efficacia, con rimborso pro rata dell'eventuale periodo prepagato non goduto.

20.4. Modifiche imposte dalla legge, da rischi di sicurezza o da fornitori critici possono avere efficacia immediata. Il Fornitore ne informa il Cliente appena ragionevolmente possibile.

21. Assistenza

21.1. L'assistenza può essere richiesta via e-mail a info@axettia.ai. Il Fornitore risponde entro 2 giorni lavorativi dalla richiesta; i tempi di soluzione dipendono dalla natura del problema.

21.2. L'assistenza copre il funzionamento del servizio e la segnalazione di errori. Non comprende consulenza professionale sul caso del Cliente, salvo contratto distinto.

21.3. Il Cliente fornisce informazioni sufficienti a riprodurre il problema, evitando dati personali o riservati non necessari.

22. Garanzie e correzione degli errori

22.1. Il Fornitore garantisce di avere titolo per concedere la licenza e di erogare il servizio con diligenza professionale ragionevole.

22.2. Il Cliente segnala gli errori tecnici senza ritardo, con dati riproducibili. Il rimedio primario consiste, secondo il caso, nella correzione, ripetizione dell'elaborazione, soluzione alternativa o restituzione pro rata del corrispettivo relativo alla funzione inutilizzabile.

22.3. Salvo garanzie inderogabili o SLA espresso, il Fornitore non garantisce funzionamento ininterrotto, assenza assoluta di errori, adeguatezza a ogni esigenza, conseguimento di un risultato professionale o completezza di ogni fonte.

23. Responsabilità

23.1. Nessuna clausola esclude o limita responsabilità per dolo, colpa grave, violazione di obblighi inderogabili, morte o lesioni personali imputabili, né altri casi in cui la legge vieta la limitazione.

23.2. Il Cliente mantiene ogni responsabilità per input, assunzioni, scelte professionali, verifiche, documenti firmati, comunicazioni a terzi e uso degli output.

23.3. Salvo quanto previsto al punto 23.1, il Fornitore risponde dei danni diretti, prevedibili e provati causati da proprio inadempimento. Non risponde di lucro cessante, perdita di opportunità, danni reputazionali o danni indiretti, salvo che costituiscano conseguenza immediata e diretta dell'inadempimento e non possano essere esclusi per legge.

23.4. Salvo quanto previsto al punto 23.1, la responsabilità complessiva del Fornitore per fatti connessi allo stesso anno contrattuale non supera i corrispettivi pagati.

23.5. Il Fornitore non risponde di indisponibilità o errori causati da dati errati, sistemi del Cliente, collegamenti internet, uso non conforme, modifiche non autorizzate o servizi terzi fuori dal suo ragionevole controllo. Resta responsabile della diligente selezione e gestione dei subfornitori nei limiti previsti dalla legge e dall'Allegato A.

24. Manleva

24.1. Il Cliente tiene indenne il Fornitore da pretese di terzi derivanti da input illeciti, assenza dei diritti o delle basi giuridiche dichiarate, condivisione non autorizzata, violazione della licenza o uso degli output contrario alla legge, purché il Fornitore informi tempestivamente il Cliente e gli consenta di partecipare alla difesa.

24.2. La manleva non copre la parte di danno causata da condotta imputabile al Fornitore.

25. Forza maggiore

25.1. Nessuna parte risponde del ritardo causato da eventi imprevedibili e fuori dal proprio ragionevole controllo, quali calamità, interruzioni generalizzate, attacchi informatici su larga scala, guerra, provvedimenti dell'autorità o indisponibilità critica delle reti o dei modelli generativi utilizzati.

25.2. La parte interessata informa l'altra e limita gli effetti. Se l'impedimento dura oltre 30 giorni, ciascuna parte può recedere senza penali, restando dovuti i servizi già resi.

26. Modifiche delle condizioni

26.1. Il Fornitore può aggiornare le condizioni per legge, sicurezza, evoluzione tecnica o modifica del servizio.

26.2. Le modifiche non sostanziali sono comunicate con mezzi ragionevoli. Le modifiche sostanziali sono comunicate almeno 30 giorni prima e richiedono una nuova accettazione quando incidono sui diritti e obblighi essenziali.

26.3. Se non accetta una modifica sostanziale non necessaria per legge o sicurezza, il Cliente può recedere prima della sua efficacia con rimborso pro rata del periodo prepagato non goduto.

27. Disposizioni finali

27.1. Le comunicazioni contrattuali sono inviate ai recapiti indicati nell'account e a info@axettia.ai. Il Cliente mantiene aggiornati i propri recapiti.

27.2. Il Cliente non può cedere il contratto senza consenso scritto. Il Fornitore può cederlo nell'ambito di fusione, riorganizzazione o trasferimento del ramo d'azienda, garantendo continuità e informando il Cliente.

27.3. L'eventuale nullità di una clausola non pregiudica le altre. La clausola invalida è sostituita, nei limiti di legge, da una disposizione che ne conservi quanto più possibile la funzione.

27.4. La mancata contestazione di una violazione non costituisce rinuncia.

27.5. Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Milano, salvo competenze inderogabili.

28. Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Il Cliente dichiara di approvare specificamente, mediante comando separato, le seguenti clausole:

• 1.2 e 1.3, natura B2B, poteri e imputazione all'organizzazione;
• 2.1, ordine di prevalenza dei documenti contrattuali;
• 3.5 e 20, modifiche del servizio, manutenzione e rimedi;
• 4 e 5, natura strumentale, obblighi di verifica e limiti dell'IA;
• 6, account nominativi e responsabilità dell'organizzazione;
• 7, limiti della licenza e divieti;
• 8.5 e 9, copie autonome, archivio e conservazione;
• 12, dipendenza da servizi terzi e trattamento del provider generativo;
• 13.3, output non garantiti come esclusivi né come tutelabili;
• 14, pagamenti, interessi e sospensione;
• 15, disciplina della prova;
• 16, durata, rinnovo automatico e disdetta;
• 17 e 18, recesso, risoluzione, cessazione ed esportazione;
• 19, sospensione;
• 21.1 e 21.2, modalità e limiti dell'assistenza;
• 22, limiti delle garanzie e rimedi;
• 23, esclusioni e limiti di responsabilità;
• 24, manleva;
• 25, forza maggiore;
• 26, modifica delle condizioni;
• 27.2, cessione;
• 27.4, tolleranza e mancata contestazione;
• 27.5, legge applicabile e foro esclusivo;
• A.4.3 dell'Allegato A, sospensione delle istruzioni ritenute illecite;
• A.7.1 e A.7.3 dell'Allegato A, autorizzazione generale ai subresponsabili e preavviso;
• A.11.2 dell'Allegato A, costi dell'assistenza eccezionale;
• A.13.2 e A.13.3 dell'Allegato A, limiti, modalità e costi dell'audit.

Formula dell'approvazione specifica, espressa con un comando separato da quello dell'accettazione generale:

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., approvo specificamente le clausole elencate nella sezione 28 delle Condizioni generali.

Allegato A: accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR

Data: 31/07/2026. Testo aggiornato il 01/10/2026; le modifiche sostanziali acquistano efficacia secondo la sezione 26.2.

A.1. Parti e ruoli

A.1.1. Il Cliente opera come titolare del trattamento per i dati personali inseriti in Axettia nell'ambito dei propri incarichi oppure, quando tratta dati per conto di un proprio cliente, come responsabile autorizzato a nominare ulteriori responsabili. Il Fornitore opera, rispettivamente, come responsabile o subresponsabile esclusivamente per tali operazioni.

A.1.2. Le attività nelle quali il Fornitore determina finalità e mezzi propri, comprese gestione di account, fatturazione, sicurezza generale, prevenzione degli abusi e difesa dei diritti, restano disciplinate dalla privacy policy in qualità di titolare.

A.2. Oggetto, durata, natura e finalità

A.3. Categorie di interessati e dati

A.3.1. Gli interessati possono comprendere Utenti e collaboratori del Cliente; clienti, assistiti e controparti; amministratori, sindaci, revisori, dipendenti, consulenti, soci, creditori, debitori e altri soggetti menzionati nei documenti.

A.3.2. I dati possono comprendere dati identificativi e di contatto; dati professionali e societari; dati economici, patrimoniali, contabili, fiscali e finanziari; contenuti documentali; dati relativi a rapporti di lavoro; dati giudiziari e categorie particolari solo quando inseriti dal Cliente e necessari all'incarico; dati estratti e risultati normalizzati; provenienza e tracce di calcolo; quesiti, risposte e citazioni; campi dei modelli operativi; referti, carte di lavoro e relative stesure; metadati e impronte dei file.

A.4. Istruzioni documentate

A.4.1. Le condizioni, la configurazione scelta, i comandi impartiti nell'interfaccia e le richieste autorizzate di assistenza costituiscono istruzioni documentate.

A.4.2. Il Fornitore tratta i dati soltanto su tali istruzioni, salvo obbligo di legge. In questo caso informa preventivamente il Cliente, se la legge lo consente.

A.4.3. Se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altra norma applicabile, il Fornitore ne informa il Cliente e può sospenderla fino al chiarimento.

A.5. Riservatezza e persone autorizzate

A.5.1. Il Fornitore limita l'accesso alle persone che ne hanno necessità, le autorizza, le forma e le vincola alla riservatezza.

A.5.2. Gli accessi di assistenza ai contenuti del Cliente devono essere motivati, limitati, registrati e, quando possibile, previamente autorizzati dal Cliente.

A.6. Misure di sicurezza

A.6.1. Il Fornitore adotta misure adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR, fra cui:

• cifratura dei dati in transito e, nei sistemi del servizio su Google Cloud, a riposo;
• accesso alle console soltanto con identità autenticata e licenza attiva, verificata a ogni richiesta;
• separazione logica per Utente e per prodotto: ogni operazione sul fascicolo filtra per proprietario e specializzazione, e un accesso non autorizzato non riceve conferma neppure dell'esistenza del dato;
• accessi amministrativi riservati ad account nominativi del Fornitore: la console di amministrazione è raggiungibile soltanto attraverso Cloud Identity-Aware Proxy e per gli account autorizzati, e le operazioni di amministrazione della piattaforma sono registrate nei registri di audit di Google Cloud;
• registrazione degli eventi applicativi e di sicurezza;
• copie di sicurezza giornaliere dell'archivio e ripristino a un istante precedente, con procedura di ripristino provata su un database di prova;
• cancellazione dei file temporanei al termine dell'elaborazione e, in caso di errore, entro ventiquattro ore;
• conservazione dei file dei bilanci in un archivio privato, cifrato a riposo e raggiungibile soltanto dall'applicazione per conto dell'Utente che li ha caricati;
• trattamento del contenuto dei documenti caricati come materiale del caso, che non può impartire istruzioni al sistema.

A.7. Subresponsabili

A.7.1. Il Cliente autorizza in via generale i subresponsabili elencati nell'art. A.7.4. Il Fornitore impone al subresponsabile obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli applicabili alle attività affidate e resta pienamente responsabile nei confronti del Cliente dell'adempimento degli obblighi del subresponsabile nei termini dell'art. 28, par. 4, GDPR.

A.7.2. L'elenco indica denominazione, servizio, Paese del trattamento, dati interessati e garanzia per eventuali trasferimenti.

A.7.3. Il Fornitore comunica per iscritto aggiunte o sostituzioni con almeno 15 giorni di calendario di preavviso, indicando soggetto, attività, dati, localizzazione e garanzie. Il Cliente può opporsi entro tale periodo per motivi documentati relativi alla protezione dei dati. Le parti ricercano una soluzione idonea; in mancanza il Cliente può cessare la funzione interessata o recedere dalla parte di servizio coinvolta, con restituzione dei corrispettivi relativi a prestazioni non erogate. Eventuali urgenze indispensabili per la sicurezza sono comunicate tempestivamente e motivate, preservando una possibilità effettiva di opposizione.

A.7.4. Alla data di aggiornamento dell'Allegato i subresponsabili per le operazioni svolte sui dati affidati dal Cliente sono:

Per Google, l'accordo sul trattamento dei dati applicabile è il Cloud Data Processing Addendum, pubblicato su https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum, e l'elenco dei subresponsabili di Google Cloud è pubblicato su https://cloud.google.com/terms/subprocessors.

A.7.5. Non sono subresponsabili ai sensi del presente Allegato i servizi che trattano soltanto dati di account, di autenticazione, di posta o di pagamento per i quali il Fornitore opera come titolare, fra cui Identity Platform, Firebase Authentication, Cloud Identity-Aware Proxy e la posta di Google Workspace, descritti nella privacy policy. Le richieste di assistenza inviate a info@axettia.ai possono contenere dati di terzi se il Cliente li allega: il Cliente è invitato a non inviarli e a fornire i soli elementi utili a riprodurre il problema (§ 21.3); gli allegati eventualmente ricevuti sono usati soltanto per gestire la richiesta e cancellati dalla casella di posta alla sua chiusura, mentre la segnalazione resta per il termine indicato nella privacy policy.

A.8. Trasferimenti internazionali

A.8.1. Il Fornitore non trasferisce dati fuori dal SEE senza istruzione, base valida e garanzie degli artt. 44 ss. GDPR.

A.8.2. Le funzioni di intelligenza artificiale elaborano i contenuti nell'Unione europea e l'archivio degli incarichi è localizzato in Italia, come indicato nell'art. A.7.4. Quando un subresponsabile può trattare o accedere a dati fuori dal SEE, in particolare per assistenza e sicurezza, il Fornitore applica, secondo il destinatario e i dati coperti, la decisione di adeguatezza per i soli destinatari certificati oppure le clausole contrattuali standard della decisione (UE) 2021/914, nel modulo pertinente alla catena, con la valutazione del trasferimento e le misure supplementari quando necessarie. Le clausole della decisione (UE) 2021/915 non sono uno strumento per i trasferimenti.

A.9. Diritti degli interessati

A.9.1. Tenuto conto della natura del trattamento, il Fornitore assiste il Cliente nel riscontro delle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione.

A.9.2. Se riceve direttamente una richiesta relativa ai dati trattati per conto del Cliente, il Fornitore la inoltra senza rispondere nel merito, salvo istruzione o obbligo di legge.

A.10. Violazioni dei dati personali

A.10.1. Il Fornitore informa il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore da quando è venuto a conoscenza di una violazione relativa ai dati trattati per suo conto. La prima comunicazione non è differita per attendere informazioni complete; gli elementi ulteriori sono forniti progressivamente. Se il Cliente opera come responsabile, la comunicazione è resa in modo da consentire il tempestivo coinvolgimento del titolare.

A.10.2. La comunicazione contiene, progressivamente se necessario, natura della violazione, categorie e quantità approssimativa di interessati e dati, conseguenze probabili, misure adottate e referente.

A.11. Assistenza alla conformità

A.11.1. Il Fornitore assiste ragionevolmente il Cliente per sicurezza, notifiche, comunicazioni agli interessati, valutazioni d'impatto e consultazioni preventive, tenuto conto delle informazioni disponibili.

A.11.2. L'assistenza ordinaria è inclusa; attività eccezionali richieste dal Cliente possono essere fatturate alle tariffe preventivamente concordate, salvo che derivino da inadempimento del Fornitore.

A.12. Cancellazione e restituzione

A.12.1. Alla cessazione, il Cliente può chiedere la cancellazione oppure ottenere la restituzione dei dati disponibili. In mancanza di istruzione anticipata, il servizio consente l'esportazione per 30 giorni e cancella i dati dai sistemi attivi entro i successivi 30 giorni. I dati soggetti a obblighi legali specifici sono conservati separatamente per le sole finalità e durate necessarie. Le copie di sicurezza restano isolate dall'uso ordinario e seguono il ciclo indicato nella tabella di conservazione. Su richiesta, il Fornitore conferma per iscritto le operazioni completate e distingue le cancellazioni operative dai successivi cicli tecnici del provider.

A.12.2. I file temporanei sono eliminati al termine dell'elaborazione. La cancellazione di un incarico elimina dal supporto operativo anche bozze server, elaborazioni, provenienza, quesiti, modelli, documenti, file del bilancio conservato e cronologia collegati; le mappe dei conti intestate all'Utente si eliminano con il comando dedicato della console. Log e copie di sicurezza seguono i tempi distinti indicati nella tabella di conservazione della privacy policy.

A.13. Informazioni e audit

A.13.1. Il Fornitore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR, comprese attestazioni, rapporti indipendenti e sintesi dei test disponibili.

A.13.2. Il Fornitore consente e contribuisce alle verifiche previste dall'art. 28 GDPR, comprese le ispezioni del Cliente o di un soggetto incaricato. Le verifiche ordinarie sono programmate con ragionevole preavviso, indicativamente dieci giorni lavorativi; termini inferiori sono ammessi in caso di incidente, indizi di non conformità o richiesta dell'autorità.

A.13.3. Le parti utilizzano certificazioni e verifiche documentali quando idonee, senza escludere ulteriori controlli necessari. Le modalità tutelano la sicurezza e i dati degli altri clienti. Eventuali costi straordinari sono concordati preventivamente e non devono impedire l'esercizio del diritto; non sono addebitati costi dovuti a inadempimento del Fornitore.

A.14. Registri e contatti

A.14.1. Il Fornitore mantiene i registri richiesti dall'art. 30, par. 2, GDPR e coopera con l'autorità di controllo.

A.14.2. Contatto privacy del Fornitore: info@axettia.ai.

A.14.3. Contatto privacy del Cliente: quello indicato nel modulo d'ordine o nell'account amministratore.

A.15. Prevalenza

A.15.1. In caso di contrasto sulla protezione dei dati trattati per conto del Cliente, prevale il presente Allegato. Le clausole contrattuali standard eventualmente applicabili prevalgono per il trasferimento disciplinato.